適宜自動化的業務流程和最佳實踐 – 企業管理

　　經由多年的摸索實踐，我總結了幾個標準來判定流程是否適於BPA，主要內含以下幾點：

　　可重複的業務流程

　　假設流程是固定不變的，比如諸如新電腦配置或員工報銷，那麼你就可以考慮進行流程自動化改造了。以我個人的經驗來說，可重複流程的自動化不僅僅能夠節省時間和資金，還有助於質量的提升。自動化的實現可以使流程的每次執行都是最佳、最安全和最省力的。

　　異常較少的流程

　　如果為了滿足過多的異常和例外而導致流程的扭曲，那麼自動化是無法推進的。越是標準的業務流程，越適合進行自動化。當然，這也意味著你有機會推動另一方面的工作，為所有可重複的流程簡化異常處理。

　　舉例來說，我曾經被指定過一個降低每日銷售未回款比例(days’ sales outstanding，DSO)的任務。DSO對我們的信用和回款流程來說是一個很有說服力的指標，DSO越小，就說明我們在信用卡賬戶管理和使用者繳費方面做得越好。

　　在梳理信用和回款流程之後，我們發現其中充斥了各種異常。某些特定的客戶得到了其他人所沒有的條款，而且在會計部門開始收集拖欠的**之前，關聯的銷售人員必須進行審批 – 這又是一個由異常驅動的業務規則。

　　通過一個規則我們實現了這個流程的標準化：如果你是及時付賬的優質客戶，就會得到標準的增強型條款，反之得到的就是標準化的基礎條款。基於這種改變，該流程的自動化變得令人難以置信的簡單。對於即將過期的**，我們設立了相應的觸發機制，以便對客戶進行狀態標示。這項舉措讓我們的DSO降了下來，現金流得到了增強，而會計人員的工作也輕鬆了許多。

　　最常用到的流程

　　對於那些只是在特定情況下才用到的流程，我從來都無法說服自己來實現自動化。比如，會計部門曾要求我們實現一個流程的自動化，以便為僱傭的合同工建立1099稅務表格。這個流程的人工完成只需每年花費8個小時，所以自動化毫無意義。相比之下，諸如需求規劃或是資料備份之類無時無刻都要用到的流程，自動化的改造會立即帶來商業價值。

　　具有業務規則的流程

　　如果我們能夠對一個流程定義出簡單和標準的規則集，那麼自動化就是可實現的。比如我領導的一個旨在降低庫存層級的項目。由於客戶的購買行為缺乏嚴謹的規劃，導致我們有些商品的存貨過多。對此，我們的思路是開發基於銷售節奏的採購規則。如果某個產品銷路不理想，自動化的規則會決定下次的採購量。如果某種暢銷產品的銷量開始以一定的比率下滑，相應的規則會減慢採購節奏。這保證了我們能夠跟上形勢並更好地進行產品生命週期管理。但是，如果類似的規則無法定義出來，那麼自動化就是無法實現的。

　　對我們這些技術人員來說，生活在這個時代是幸運的，因為任何企業都離不開技術的支撐。與此同時，我們也肩負這樣的責任，通過技術為企業帶來真正的價值。