職場中擺脫窮忙的5個工作方法 – 職場管理

為什麼你努力善用每分每秒，卻永遠有做不完的事情？為什麼有人能夠日理萬機，卻還是精力無限？想擺脫窮忙又毫無品質的生活，你應該立刻實踐以下5項聰明工作法：

1. 每天最多做三件事

請拿出你落落長的待辦清單，圈出最重要的一~三件事，然後給自己一天的時間，卯足全力解決它！你不需要因為還有很多事要做而焦慮，只需要專注今天、當下、以及最重要的問題。

《與完成有約》作者史蒂芬．柯維（Stephen Covey）曾說，傳統時間管理思維容易讓人陷入與時間賽跑的惡性迴圈，成為想在最短時間內做最多事的「急迫性偏執狂」，但如果把時間看成是一個罐子，重要的事看成大石頭，想要順利填滿整個罐子，你應該先放入大石頭，再依序填入小石頭、沙粒和水。

因此，試著把自己的待辦事項重新組合，依照重要程度分成高、中、低三種層次，「最重要的事」今天解決，例如完成企劃；「次要的事」本周完成，例如顧客感謝函；「沒那麼重要的事」，有空再做吧，例如上網申請會員註冊。

2. 以結果為導向衡量工作進度

許多人努力擠出更多時間塞入更多事情，但回顧成果時，才發現實際進展有限，這是因為你只注意創造更多時間，卻忘了想辦法提高效能。試著把大計畫拆解成眾多小項目，讓你的忙碌成果一目瞭然。

3. 記錄生活習慣，揪出時間小偷

如同記帳軟體可以呈現每月各項支出的比例，你也應該記下自己如何運用24小時，也許你會發現，真正用在工作的時間遠比你想像中的低。甚至每天花極少的時間接收新訊息，但你依然忙碌，因為逗留社群軟體的放鬆時間，取代了你研究該如何提升工作效率的思考時間。

假如你的工作和休閒時間都重度依賴網路，可用些小工具追蹤自己的時間運用，例如安裝RescueTime軟體。

4. 建立「準備動工」的日一般律

每日開工時總是有拖延習慣的人，往往浪費了美好早晨。請建立你專屬的觸發工具，用規律讓身體自然而然地進入工作狀態。舉例來說，當你播放古典樂進行曲時，強迫自己關掉正在瀏覽的社交網頁，啟動工作模式。

當然，如果你假日的生活規律跟周間差不多，開工時你就能更快進入狀況，例如都用一杯咖啡，提醒自己思考今日最重要的事，喝完咖啡之後，你已經準備好付諸實踐。

Twitter和Square聯合創始人傑克．多爾西（Jack Dorsey）這樣設定他的工作規律：星期一「管理公司」，週二「產品」，星期三「行銷、溝通與成長」，星期四「研發與合作夥伴」，星期五「公司文化與招聘」。如此一來，即使臨時有事打擾，他也能立刻回神，專心處理今日要務。

5. 養成說明你停下工作的習慣

培養工作規律有助於運用時間，停止工作也是如此。你應該為自己設定停工時間，以免無止盡地繼續瞎忙。例如，午餐前必須完成一件最重要的事，或是跟朋友約頓晚餐，強迫自己提高工作效率順利赴約。這些正向獎勵也會使你抱著期待愉快工作。

Twitter執行長依凡．威廉斯（Evan Williams）原本都在早上去健身，但他發現自己早上效率最好，之後逐漸下滑；於是他把時間規畫切成兩半，早上專心工作、中午去運動；或是傍晚運動前要完成今日任務，結果每個時段他都能保持充沛活力充沛、高效工作。