職場人如何高效撥打工作電話技巧秘訣 – 職場管理

一、挑選通話時間

每個人的工作習慣、工作時間都各不相同。比如，一般來說身處管理層的人可能需要參與更多的會議，而日常工作也更加繁忙；所以，給他們打電話的時候，很可能最好把通話時間安排在上班時間開始的半個小時之內。因為他們通常上班是準時的，而半小時 之後他們要麼去參加會議去了，要麼就在忙於處理其他事情。而另外一些人（尤其那些與設計關聯的工作人員）往往是夜貓子，上午11點之前給他們打電話很可能會令他們大為光火；而在凌晨給他們打電話他們卻又不見得覺得意外。

一個良好的習慣是在電話簿中加入新紀錄的時候，加上一筆備註，記下此人通常情況下方便接 電話的時間。另外一個建議是，在無法確定對方是否方便接電話的時候，先發一條短信過去，問“請問方便接電話麼？我是×××，有關×××的事兒找您。”其實最好把這樣一條短信的模板儲存在手機中，以備隨時呼叫。

二、提前準備通話內容

做任何事情都最好提前做足功課－－哪怕像打電話這樣的“小事”。比如，對不同的人可能要採取不同的表達模式－－僅靠“隨機應變”這通常很難做好。所以要提前做準備。

最令人厭煩的電話是那種剛剛放下兩秒鐘電話鈴又響起來，而後聽對方說“真不好意思，剛剛忘了……” 這樣的時候，我想很多人都是在很禮貌地回答“沒關係”的同時早已在心中把對方默默地劃入“不靠譜”那個分類中去……

一個良好的習慣是在電話旁邊隨時擺上一個便簽簿。打電話之前，把通話要點羅列在紙上。每溝通過其中一條之後就在之前打勾，這樣可以確保通話邏輯清晰，避免遺漏重要訊息。而通話過程中，對方所提供的訊息也可能要隨手記錄，相信我，大多數人的記 憶力是不可靠的。生活中去超市買東西回來之後發現少買了一兩樣，頂多生一會兒悶氣就算了，但是工作中遺漏了一點東西卻可能讓你失業，進而甚至連續好幾個月 都沒可能再去超市買東西。

用搬移電話更多的人，真的很有必要隨身攜帶紙筆。把電話、紙筆放在一起，放在一個單獨的 口袋裡，可以節約很多時間。有多少次你看到這樣的場景：有人手忙腳亂地翻著包，脖頸中夾著手機，嘴裡說著“您等一下……對不起……”弄不好你接下來看到的是那人好不容易找到紙筆卻發現筆是不能用的……

三、電話沒有撥通怎麼辦

如果工作電話沒有撥通，那麼最好用手機給對方發個短信，簡要說明一下事由－－尤其是當你 用公司的電話（分機通過總機）撥出去找人沒找到的時候。對方可能因為種種原因錯過了電話，而等他回撥過來的時候卻只能撥到總機，而因為他不知道分機號碼而 不可能找到你。這是個極其簡單的“要想辦法站在對方角度思考”的案例，可你會與我一樣無比驚訝地發現99%的人不懂得正確的做法。很多人因這樣簡單的陷阱而耽誤很多事情錯過很多機會卻又全然不自知。

四、切莫自以為是

不要誤以為對方一定在手機裡存有你的電話號碼，不要誤以為對方一定會一下子聽出你的音效 －－哪怕是再熟悉的同事。對方可能最近剛剛丟過手機，所以通信簿正在恢復階段；對方也可能正身處嘈雜的環境，無法聽清你的音效……最莫名其妙的電話開場白 就是“是我……”，更有甚者，有些人自以為是到連這兩個字都不說。私人電話也就算了，工作電話切忌如此。與聯絡不是很頻繁的工作關聯人員短信的時候，在末 尾加上姓名是並不麻煩並能省掉很多麻煩的好習慣。

五、定期整理備份電話簿

電話丟失是常見的事情。一個電話的價格倒無所謂了，要命的是電話簿。今天，大多數人的手機裡都存有幾百個電話號碼，有些人甚至連家裡的電話號碼都記不住。電話簿的丟失或是損壞不僅損失難以估量，並且是特別尷尬的事情，要不停地這樣回短信： “對不起，我的電話簿壞了，請問你是……？”

要養成定期備份電話簿的習慣。挑選一款能夠與電腦方便地連線的手機很重要，不要選用那種必須使用特殊連線線才行的手機。如果你使用的電腦是Windows操作系統，建議你選取ppc智慧手機，比如dopod；如果你使用的電腦是Mac，那麼可以選取iPhone－－當然這只是建議，每個人的偏好不同。然而使用能夠與電腦很方便地同步的手機的巨大好處在於你的電話簿中可以很方便地儲存更多除了電話號碼之外的附加訊息。