七種國際流行的高效率工作法則 – 職場管理

七種國際流行的高效率處理工作、事情的原則和方法，通過學習這些方法讓你的工作變得有條不紊，可進可退。並且通過這些以前你永遠不知道的法則和分析方法來鍛煉你的分析和處理事件的能力。

一、SWOT分析法

Strengths：優勢

Weaknesses：劣勢

Opportunities：機會

Threats：威脅

意義：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優勢與劣勢，把握環境提供的機會，防範可能存在的風險與威脅，對我們的完成有非常重要的意義。

二、PDCA迴圈規則

Plan：制定目的與計劃；

Do：任務展開，組織實施；

Check：對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查；

Action：糾正偏差，對成果進行標準化，並確定新的目的，制定下一輪計劃。

意義：每一項工作，都是一個pdca迴圈，都需要計劃、實施、檢查結果，並進一步進行改進，同時進入下一個迴圈，只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。

三、6W2H法

What：工作的內容和達成的目的；

Why：做這項工作的原因；

Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人；

When：在什麼時間、什麼時間段進行工作；

Where：工作發生的地點 ；

Which：哪一種方法或途徑；

How：用什麼方法進行；

How much：需要多少成本？

意義：做任何工作都應該從6W2H來思考，這有助於我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H，能節約寫報告及看報告的時間。

四、SMART原則

Specific 具體的；

Measurable 可測量的；

Attainable 可達到的；

Relevant 關聯的；

Time based 時間的；

意義：人們在制定工作目的或是任務目的時，考慮一下目的與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現。

五、時間管理-重要與緊急

A、重要且緊急

緊急狀況

迫切的問題

限期完成的工作

你不做其他人也不能做

B、重要不緊急

準備工作

預防措施

價值觀的澄清

計劃

人際關係的建立

真正的再創造

增進自己的能力

C、緊急不重要

造成干擾的事、電話、

信件、報告

會議

許多迫在眉捷的急事

符合別人期望的事

D、不重要不緊急

忙碌瑣碎的事

廣告函件

電話

逃避性活動

等待時間

優先順序=重要性*緊迫性

在進行時間安排時，應權衡各種事情的優先順序，要學會“彈鋼琴”。

對工作要有前瞻能力，防患於未然，如果總是在忙於救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。

六、任務分解法[WBS]

即Work Breakdown Structure，如何進行WBS分解：目的→任務→工作→活動

WBS分解的原則

將主體目的逐步細化分解

最底層的任務活動可直接分派到個人去完成

每個任務原則上要求分解到不能再細分為止

WBS分解的方法

至上而下與至下而上的充分溝通；

一對一個別交流；

小組討論

WBS分解的標準

分解後的活動結構清晰；

邏輯上形成一個大的活動；

整合了所有的關鍵因素包括臨時的里程碑和監控點；

所有活動全部定義清楚。

意義：學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，您才能心裡有數，您才能有條不紊地工作，您才能統籌 安排您的時間表。

七、二八原則

巴列特定律：“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。

舉例說明：

80%的銷售額是源自20%的顧客；

80%的電話是來自20%的朋友；

80%的總產量來自20%的產品；

80%的財富集中在20%的人手中；

這啟示我們在工作中要善於抓主要矛盾，善於從紛繁複雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上